Понятие ознакомление с документами

Решение по делу о предоставлении для ознакомления ряда документов, касающихся деятельности товарищества собственников жилья, правильно разъяснено в части того, что понятие ознакомление означает получение, сбор информации, поэтому ознакомление с ..

Понятие ознакомление с документами
Судебные решения, арбитраж
Разделы:
ТСЖ (товарищество собственников жилья) Обращаем Ваше внимание на то обстоятельство, что данное решение могло быть обжаловано в суде высшей инстанции и отменено

ИВАНОВСКИЙ ОБЛАСТНОЙ СУД ОПРЕДЕЛЕНИЕ

по делу N 33-246

Судебная коллегия по гражданским делам Ивановского областного суда в составе:председательствующего ФИО2,судей ФИО4, ФИО3,при секретаре В.,рассмотрев в открытом судебном заседании по докладу ФИО4,дело по частной жалобе Д.А.А.на определение Октябрьского районного суда от ДД.ММ.ГГГГ

по заявлениям ТСЖ “…” и Д.А.А. о разъяснении решения суда,

Представитель ТСЖ “…” обратился с заявлением о разъяснении решения Октябрьского районного суда от ДД.ММ.ГГГГ г., которым были удовлетворены исковые требования Д.А.А. о предоставлении ему для ознакомления ряда документов, касающихся деятельности ТСЖ “…”. При исполнении данного решения у ТСЖ “…” возникли вопросы о порядке его исполнения.

В частности, ТСЖ не имеет отдельного помещения, где хранятся его документы, часть из них находится у председателя ТСЖ, другая часть – у бухгалтера. В личной квартире председателя ТСЖ ознакомление с документами невозможно, так как председатель не желает принимать в своем жилом помещении посторонних лиц. Кроме того, количество документов, которые необходимо предоставить Д.А.А.

для ознакомления, велико, в связи с чем, возникает вопрос об установлении графика ознакомления с документами. Также в решении суда ничего не сказано о возможности во время ознакомления с документами снимать с них копии или делать их фотографирование.

Каким документом оформляется окончание ознакомления с материалами дела и должен ли присутствовать при ознакомлении с документами судебный пристав-исполнитель и фиксировать факт неприхода Д.А.А., его отказа подписать акт или протокол, заявителю также непонятно.Д.А.А.

также обратился в суд с заявлением о разъяснении указанного решения, в котором просил разъяснить, что понимается под словом “ознакомление”, то есть каким образом и способом он имеет право ознакомиться с документами ТСЖ “…”. Оба заявления о разъяснении решения суда от ДД.ММ.ГГГГ были рассмотрены судом одновременно.Определением Октябрьского районного суда от ДД.ММ.

ГГГГ разъяснено решение Октябрьского районного суда от ДД.ММ.ГГГГ об обязании ТСЖ “…” в лице его органа управления Председателя правления – в срок в срок не позднее 15-ти дней со дня выступления настоящего решения в законную силу предоставить Д.А.А. для ознакомления следующие документы:- – устав ТСЖ “…

” со всеми изменениями на дату вынесения решения суда;- – реестр членов ТСЖ “…” на дату вынесения решения суда;- – бухгалтерские балансы ТСЖ “…” за 2012 год;- – смету доходов и расходов ТСЖ “…” за 2012 год, а также отчет об исполнении этой сметы;- – заключения ревизионной комиссии (ревизора) ТСЖ “…” за 2012 год;- – протоколы общих собраний членов ТСЖ “…

” за 2009, 2010, 2011, 2012 годы;- – протоколы заседаний правления ТСЖ “…” за 2009, 2010, 2011, 2012 годы;- – протоколы заседаний ревизионной комиссии ТСЖ “…” за 2009, 2010, 2011, 2012 годы;- – документы, подтверждающие итоги ания на общих собраниях членов ТСЖ “…

“, включая бюллетени для ания по каждому собранию и доверенности на ание и копии таких доверенностей по каждому собранию за 2009, 2010, 2011, 2012 годы;- – документы, подтверждающие права ТСЖ “…” на имущество, отражаемое на его балансе за 2009, 2010, 2011, 2012 годы;- – техническую документацию на многоквартирный дом по адресу: “…

“, указав, что ознакомление с вышеперечисленными документами не означает возможность снятия (изготовления) копий с указанных документов, в том числе с помощью технических средств.С решением суда не согласен Д.А.А. В частной жалобе просит его отменить как незаконное, нарушающее его права как собственника помещения в многоквартирном доме на доступ к информации.В соответствии со ст.

333 ГПК РФ частная жалоба подлежит рассмотрению без извещения лиц, участвующих в деле.Проверив материалы дела, обсудив доводы частной жалобы, судебная коллегия оснований для отмены определения суда не усматривает.В соответствии со ст.

202 ГПК РФ, в случае неясности решения суд, принявший его, по заявлению лиц, участвующих в деле, судебного пристава-исполнителя вправе разъяснить решение суда, не изменяя его содержание.Из материалов дела следует, что заявителям не ясно, каким образом должно исполняться решение суда от ДД.ММ.ГГГГ года, поскольку сторонам не ясно, что означает “ознакомление” с документами ТСЖ “…

“.Суд первой инстанции, при рассмотрении дела по иску Д.А.А. к Товариществу собственников жилья “…” об обязании представить документы, исходя из положений ст. 143.1 Жилищного кодекса Российской Федерации, принял решение о возложении на ответчика обязанности по представлению для ознакомления ряда документов.

Разъясняя решение суда в части возможности при ознакомлении снимать копий и фотографировать документы, суд пришел к выводу, что понятие “ознакомление” означает “получение, сбор информации”, поэтому ознакомление с перечисленными документами не означает возможность снятия (изготовления) копий с указанных документов, в том числе с помощью технических средств.

С данным выводом суда судебная коллегия соглашается.Решением суда на ответчика возложена определенная обязанность по предоставлению документов ТСЖ “…” для ознакомления. Обязанность, как мера принудительного воздействия, может быть возложена в объеме, установленном законом или договором.

Законом не предусмотрена возможность снятия с документов ТСЖ копий, в том числе, с помощью фотографирования.

Однако данные обстоятельства не лишают стороны возможности самостоятельно согласовать и определить порядок ознакомления с документами, исходя из интересов обеих сторон, в том числе с учетом доводов ответчика об отсутствии у него возможности предоставления определенного помещения для указанных целей.Ссылка в частной жалобе на положения Стандарта раскрытия информации организациями, осуществляющими деятельность в сфере управления многоквартирными домами, утвержденные Постановлением правительства РФ от ДД.ММ.ГГГГ является несостоятельной, поскольку данный Стандарт устанавливает пути раскрытия информации, при этом не устанавливает порядок ознакомления собственника с необходимой информацией.При этом Д.А.А. указывает на то, что имеется возможность получения информации после размещения ее определенным путем, в том числе с помощью распечатки с сайта и фотографирования. Не соблюдение ТСЖ “…” требований о размещении информации, установленных вышеуказанным Стандартом, не являться основанием для отмены определения суда о разъяснении решения, так как данный вопрос судом не рассматривался.

На основании изложенного, руководствуясь ст. 334 ГПК РФ, судебная коллегия

определение Октябрьского районного суда от ДД.ММ.ГГГГ оставить без изменения, частную жалобу Д.А.А. – без удовлетворения.

© Обращаем особое внимание коллег на необходимость ссылки на “DOMOVODSTVO.RU | Теория и практика управления многоквартирным домом” при цитированиии (для on-line проектов обязательна активная гиперссылка)

Источник: http://domovodstvo.ru/fas3/AF6E67CF7672279044257D1400108475.html

Как ознакомить сотрудника с документом? Ограничения и возможности для предприятий #законодательство #СЭД #ECMJ

Понятие ознакомление с документами

Евгения Cарварова, бизнес-аналитик DIRECTUM

Если в организации заняты несколько тысяч сотрудников, часть которых и вовсе работает удаленно, организовать взаимодействие с ними по кадровым вопросам порой непросто.

При этом законодательство по-прежнему налагает на работодателей обязанность знакомить сотрудников с некоторыми документами исключительно под роспись.

И все же оптимизировать этот процесс хотя бы частично, используя современные технологии, вполне возможно. Подробнее — в ниже.

Статья 22 ТК РФ об основных правах и обязанностях работодателя говорит о том, что работодатель обязан знакомить работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. А согласно ч. 2 ст.

212 ТК РФ работодатель обязан обеспечить обучение работников по охране труда, а также обучение работников безопасным методам и приемам выполнения работ и оказанию первой помощи пострадавшим на производстве, а также обеспечить ознакомление работников с требованиями охраны труда.

Несоблюдение этих требований ведет к штрафам и даже в некоторых случаях к приостановке деятельности. В случае выявления государственным инспектором труда нарушений в этой сфере по отношению к работодателю будут применены следующие санкции:

1) на должностное лицо работодателя будет наложен штраф в сумме от 15 до 25 тысяч рублей в соответствии с ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ;

2) на юридическое лицо будет наложен штраф в сумме от 110 до 130 тысяч рублей или вынесено предупреждение в соответствии с ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ;

3) на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, будет наложен штраф в сумме от 15 до 25 тысяч рублей в соответствии с ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ.

Работодателю следует обеспечить обучение работников по охране труда, а также обучение работников безопасным методам и приемам выполнения работ и оказанию первой помощи пострадавшим на производстве; ознакомление работников с требованиями охраны труда с проставлением работником личной подписи и даты в соответствующих документах: журналах, листах ознакомления.

Кроме того, следует отстранить от работы работников, не прошедших в установленном порядке обучение и проверку знаний и навыков в области охраны труда.

Сложности организации ознакомления

Сложности ознакомления появляются из-за нескольких факторов: объемов документов, необходимости подписания удаленными сотрудниками, необходимости организации гарантированного подписания и соблюдения его сроков. Разберем подробнее.

Если в организации работает несколько тысяч сотрудников, то в рамках кадровых мероприятий для работников может появляться более 500 документов в день: при приеме, увольнении, переводе и т.д.

Если добавить еще документы по назначению ответственных, в том числе со специализированными проверками на допуск к работам, имеющих статус особо опасных, листы ознакомлений, то число может доходить до 1000 документов.

Если все это вести в бумажном виде, то это становится тормозящим фактором внутренних процессов.

Если часть сотрудников работает удаленно, то организовать ознакомление с документами удаленных сотрудников так, чтобы это было быстро и удобно, становится проблемой.

Специалисты по кадрам и охране труда обязаны знакомить работников с правилами внутреннего трудового распорядка, с правилами техники безопасности и другими локальными нормативными актами. Сотрудники знакомятся с документами при приеме на работу чаще всего на территории отдела кадров, когда все нужные документы под рукой и сотрудник расписывается вручную.

Но с течением времени в локальные нормативные акты вносятся изменения. Появляются приказы по личному составу.

Делопроизводители готовят приказы по основной деятельности, допуски на опасные работы, списки и направления на прохождение медосмотров. Все эти документы требуют наличия подписи сотрудников.

Нельзя подписать приказ у руководителя, положить его в папку и ждать, когда у сотрудника появится возможность зайти и ознакомиться с документом.

Законодательство для отдельных видов документов устанавливает период, в течение которого работодатель обязан ознакомить работника «под расписку». Так, ст.193 ТК РФ устанавливает период, равный 3 дням, для приказов о дисциплинарном взыскании.

Судебная практика показывает, что затягивать с ознакомлением документов, для которых законом не установлен подобный период, также не стоит. Суды часто обращают внимание на своевременность подготовки документов, на то, когда сотрудник ознакомлен с документами. Так, из аппеляционного определения Московского городского суда от 08.02.

2016 по делу №33 – 4253/2016 видно, что суд встал на сторону работодателя, т.к. все документы были оформлены вовремя, в соответствии с законодательством.

Если организация небольшая и все находятся в одном офисе, то организовать ознакомление достаточно просто. Сложности начинаются, если в организации несколько тысяч сотрудников, и многие из них работают в цехах, а часть – «в полях» на месторождениях, объектах строительства или в удаленных подразделениях, куда иногда можно добраться только на вертолете.

Если нужна «живая» подпись

Работодатель обязан ознакомить сотрудников под расписку только с теми документами, для которых «живую» подпись явно требует законодательство. Это приказы о приеме, о наложении дисциплинарных взысканий и т.д.

Наличие ECM-системы (системы электронного документооборота) облегчает эту работу делопроизводителя или специалиста по кадрам. Оповещение о том, что надо подойти, например, в приемную, ознакомиться с документом и расписаться в листе ознакомления может быть разослано в ECM-системе.

Офисные работники, имеющие постоянный доступ к ECM-системе, получают задание. В задание вложен электронный документ. Работник знакомится с электронной версией документа на своем рабочем месте, после чего подходит лично в приемную, ставит «живую» подпись, возвращается и выполняет задание.

Секретарь или специалист по кадрам контролируют процесс ознакомления, анализируя переписку по задаче.

С удаленными работниками придется действовать по старинке. Собирать подписи работников на листах ознакомления, пересылать документы по почте или на вертолетах.

В некоторых случаях есть возможность использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП).

Среди удаленных работников можно выделить так называемых «дистанционных» сотрудников, которые работают вне территории работодателя или его удаленного подразделения, но с доступом к компьютеру.

Трудовое законодательство разрешает использовать таким сотрудникам КЭП. Но, во-первых, использование КЭП – это дорого, а во-вторых, для большинства сотрудников и видов документов это не разрешено (считайте, запрещено).

Подпись сотрудника не требуется

Работодатель вправе разработать локальные нормативные документы, для которых в законодательстве нет явного требования об ознакомлении сотрудников под расписку: положение о служебных командировках, о размере выплачиваемых суточных и т.д.

И работник должен быть в курсе порядка согласования командировок и объема возмещаемых расходов, то есть ознакомлен с этими положениями. Квалифицированная электронная подпись в этом случае не требуется.

Работодатель может организовать ознакомление с такими документами полностью в электронном виде, используя разные инструменты.

Персональный компьютер. Сотрудник получает задание из ECM-системы, изучает документ на компьютере, выполняет задание.  Процесс строится также, как если бы для ознакомления требовалась «живая» подпись, но без хождения в приемную. Такую подпись будет заменять нажатие кнопки «Выполнил» или «Ознакомился» в карточке задания.

Чат-бот. Работодатель может организовать ознакомление с документами с помощью чат-бота. Этот вариант подойдет для работников, у которых нет доступа к ECM-системе, но есть смартфон с доступом в интернет.

На основании рыночных данных о продажах смартфонов, можно предположить, что таких работников примерно 70-80%.

Сотрудник получает сообщение и ссылку на документ в чат-боте, просматривает документ на смартфоне, нажимает кнопку «Ознакомился».

Инфокиоск. Удобный вариант для сотрудников, которые работают в цехах. К тому же данный способ охватит и тех, у кого кнопочный телефон. Работник может получить оповещение из ECM-системы, например, в виде SMS-сообщения о том, что необходимо ознакомиться с документом. Изучить документ можно на экране инфокиоска.

Авторизацию работников в инфокиоске можно организовать несколькими способами: путем ввода логина и пароля или считывания данных пропуска (смарт-карты). После авторизации работник открывает задание на ознакомление, изучает документ и нажимает кнопку «Ознакомился».

Работодателю важно учесть количество сотрудников и закупить такое количество инфокиосков, чтобы рядом с ними не выстраивалась очередь.

Также работодатель может использовать портал или поставить общий компьютер для нескольких сотрудников.

* * *

Можно выбрать один или несколько из вышеописанных вариантов. Наличие ECM-системы позволяет сделать работу специалиста отдела кадров или делопроизводителя удобной.

Специалист отдела кадров может отправить документ на ознакомление всем сотрудникам, система сама определит каким способом (через чат-бот, инфокиоск или компьютер) сотрудник будет знакомиться с документом. Отслеживать ход ознакомления можно будет через «единую точку входа» – задачу ECM-системы.

При необходимости можно сформировать лист ознакомления как отчет. В отчете будут видны наименование документа, ФИО сотрудников, дата и время ознакомления.

Необходимо, чтобы работодатель закрепил в локальных нормативных актах порядок и доступные способы для ознакомления с документами. Также важно, чтобы с порядком электронного ознакомления работник в свою очередь был ознакомлен под расписку, например, в день его приема на работу.

Таким образом, прогресс идет даже в консервативной области кадровых вопросов и охране труда.

Источник: https://ecm-journal.ru/post/Kak-oznakomit-sotrudnika-s-dokumentom-Ogranichenija-i-vozmozhnosti-dlja-predprijatijj.aspx

Развиваем делопроизводство в DirectumRX. Часть 2

Понятие ознакомление с документами

Согласно действующему законодательству, работодателям необходимо знакомить сотрудников с приказами, распоряжениями, положениями, инструкциями и прочими организационно-распорядительными документами. При этом есть документы, по которым сотрудникам нужно подтверждать ознакомление личной подписью. К ним относятся, например, правила внутреннего трудового распорядка, положения по охране труда.

В DirectumRX и прежде можно было организовать ознакомление с организационно-распорядительными документами при помощи простых задач. Однако, в таком случае возникал ряд неудобств. Например, чтобы ознакомить с документом большое число сотрудников разных подразделений, приходилось вручную указывать всех в задаче.

В новой версии системы появился механизм, который упрощает отправку приказов, распоряжений, постановлений и инструкций на ознакомление под личную подпись и в электронном виде. Также теперь есть инструменты для наглядного контроля за ходом ознакомления.

Чтобы узнать, как это работает, сначала определимся с участниками процесса ознакомления. В нем участвуют:

Руководитель, который утверждает организационно-распорядительный документ. 

Секретарь, который отправляет документ сотрудникам на ознакомление, при необходимости собирает их личные подписи для подтверждения ознакомления. Также контролирует, чтобы каждый сотрудник лично ознакомился с документом в установленный срок.

Сотрудники организации, которым нужно ознакомиться с документом и, если потребуется, подтвердить это своей личной подписью.

А теперь найдем ответы на вопросы:

  • как отправить документ на ознакомление?
  • как подтвердить ознакомление с документом?
  • как контролировать ознакомление?

Как отправить документ на ознакомление?

Рассмотрим ситуацию: руководитель утвердил приказ и секретарю необходимо ознакомить с документом группу сотрудников под личную подпись.

Секретарь может отправить документ на ознакомление, например, из списка или из карточки документа.

DirectumRX также позволяет выстроить единый и непрерывный процесс: отправка на ознакомление доступна из заданий на рассмотрение и создание поручений при согласовании документа по регламенту.

Для отправки на ознакомление создается задача. При этом сам документ и его приложения автоматически добавляются во вложения. Далее секретарь указывает срок ознакомления и заполняет остальные параметры. Рассмотрим некоторые из них подробнее.

Выбор способа ознакомления. Способ указывается в задаче с помощью флажка Ознакомление в электронном виде. Ознакомление возможно:

  • в электронном виде (флажок установлен) – это значит, что личные подписи сотрудников не требуются, им нужно прочитать документ и выполнить задание. При старте такой задачи система проверяет, что документ утвержден. Это гарантирует ознакомление сотрудников именно с утвержденной версией;
  • под личную подпись (флажок снят) –это значит, что для подтверждения ознакомления необходима личная подпись сотрудника на бумажном документе. При этом в задании для сотрудников появится пояснение, что нужно подойти к ответственному и поставить подпись.

В нашем случае ознакомить сотрудников необходимо под личную подпись, поэтому секретарю нужно снять флажок в задаче.

Заполнение списка участников ознакомления. Участников можно указать вручную, а затем сохранить по кнопке Cохранить список. Таким образом, в будущем получится повторно использовать созданный список при отправке документов на ознакомление. К слову, можно заранее подготовить списки ознакомления в специальном справочнике.

Если подходящий список сотрудников уже есть, то стоит выбрать его по кнопке  Заполнить из списка и участники задачи заполнятся автоматически. Это удобно и экономит время, особенно, если нужно ознакомить с документом большое количество сотрудников.

Печать бланка листа ознакомления. В зависимости от документа и порядка ознакомления, принятого в организации, сотрудники проставляют личные подписи на бумажном экземпляре документа, в журнале ознакомления или на специальном бланке – листе ознакомления.

Предположим, что в нашем случае подписи проставляются в листе ознакомления. Бланк формируется перед отправкой задачи в один клик по кнопке  Распечатать бланк. В листе ознакомления сразу заполняется название документа, информация о приложениях, участники ознакомления, а также кто и когда распечатал бланк.

Вручную заполнять эти данные секретарю не придется.

Когда параметры задачи заполнены, участники указаны, бланк листа ознакомления сформирован и распечатан, наш секретарь может отправлять задачу в работу.

Как подтвердить ознакомление с документом?

Сотрудникам для ознакомления с документом приходит задание. Пояснение в карточке помогает быстро определить, нужно ли подтверждать ознакомление личной подписью.

Если личная подпись необходима, то сотрудник знакомится с документами из области вложений. Затем подходит к ответственному сотруднику и ставит свою подпись. После этого он смело выполняет задание.

При ознакомлении в электронном виде сотрудник читает вложенные документы и выполняет задание. При этом система обязательно проверяет, что сотрудник обращался к нужной версии документа. Так мы можем быть уверены, что он действительно открывал документ для ознакомления.

Как контролировать ознакомление?

Основная задача секретаря при ознакомлении – проконтролировать, что каждый сотрудник лично ознакомился с документом в установленный срок. Тут ему на помощь придут сразу несколько инструментов для контроля.

Закладка «Задачи» в карточке документа. На ней отображается информация о задачах и заданиях на ознакомление, в которые вложен документ. Секретарь может время от времени обращаться к закладке для промежуточного контроля. Это помогает оперативно «вычислить» сотрудников, которые еще не ознакомились с документом, а также сотрудников, чьи задания выполнены по замещению:

Задание на завершение работ по ознакомлению. Его получает секретарь, после того, как все сотрудники выполнят свои задания. Переписка поможет секретарю при итоговом контроле: по ней легко определить, все ли сотрудники лично ознакомились с документом:

Отчет «Лист ознакомления». Он станет верным помощником секретаря и при промежуточном, и при итоговом контроле. Отчет формируется из карточки задачи на ознакомление, задания на завершение работ и из карточки документа. Он позволяет получить список:

  • сотрудников, которые еще не ознакомились с документом. Это поможет вовремя поторопить сотрудников, чтобы завершить процесс к нужному сроку;
  • всех участников ознакомления. Так можно убедиться, что сотрудники лично изучили документ и никто ошибочно не выполнил задание по замещению;
  • сотрудников, которые ознакомились с документом. Таким образом секретарь имеет возможность распечатать лист ознакомления, завизировать его и поместить в дело вместе с документом для документального подтверждения ознакомления сотрудников.

***

Автоматизируйте ознакомление сотрудников с организационно-распорядительными документами вместе с DirectumRX. Система поможет сделать этот процесс простым, наглядным и контролируемым.

А как ознакомление с документами организовано у вас?

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.