Помощь в кадровом делопроизводстве

Содержание

Официальный рейтинг компаний по ведению кадрового делопроизводства в Москве

Помощь в кадровом делопроизводстве

Количество работниковСтоимость (месяц)
До 5От 1 450
До 10От 3 100
До 30От 5 500
До 100От 7 500
До 200От 19 900
До 5 иностранных работниковОт 2 100

В стоимость абонентского ведения кадрового делопроизводства входят следующие факторы:

  • Заполнение и учет личных карточек;
  • Оформление удостоверений для командировок;
  • Формирование образцов заявлений;
  • Учет трудовых контрактов и указов;
  • Документальное сопровождение увольнения специалиста;
  • Оформление работы в выходной / праздничный день, сверхурочного труда;
  • Ведение трудовых книжек, а также журнала для их учета;
  • Систематизация и контроль личных дел;
  • Создание штатного расписания и графика отпусков, а также при необходимости их корректировка;
  • Формирование различных вариантов приказов (перевод, повышение, премирование и прочие);
  • Формирование табеля учета рабочего времени.

Цена ведения кадрового делопроизводства (дополнительные услуги)

Восстановление утерянной документации по кадрамОт 250 / лист
Работа по начислению зарплаты и отчислений с нееОт 200 / работник
Ведение журнала регистрации, корректировка кадровых измененийОт 1 500 / месяц
Работа в программе 1С для систематизации данныхОт 4 000 / месяц
Составление коллективного договораОт 10 500
Услуги курьера по доставке отчетности в органыОт 500
Составление распоряжений по хозяйственной частиОт 150 / экземпляр
Расчет пособияОт 1 100
Составление документа о материальной ответственностиОт 1 500
Составление типовой формы трудового контракта / приложения к немуОт  500 / 500
Формирование должностной инструкцииОт 500
Справка о сумме выплатОт 150
Составление соглашений (обработка персональных данных, неразглашение коммерческой тайны)От 250
Контракт с генеральным директоромОт 3 500

Ведение кадрового делопроизводства в полном объеме – это процесс руководства кадрами, систематический контроль документации, связанной с учетом и перемещением штатной единицы, а также учет периода работы и расчет зарплаты. 

Делопроизводитель обязан совершать следующие действия:

  • Создание и хранение личных дел специалистов;
  • Составление заявлений, справочных документов и выписок;
  • Формирование контрактов и распоряжений;
  • Создание и ведение табеля учета рабочего времени;
  • Расчет и выплата обязательных сумм для работников – зарплата, больничные, отпускные и пр.;
  • Формирование и сдача отчетности по социальным взносам;
  • Формирование должностных инструкций и правил внутреннего распорядка.

Полное сопровождение процесса приема / увольнения сотрудников – оформление распоряжений, внесение записей в трудовые книжки, подсчет выработанного времени, начисление расчетных, помощь в составлении заявлений, проведение инструктажа, ознакомление с договором о материальной ответственности и прочими локальными документами предприятия. 

При этом кадровик должен позаботиться о конфиденциальности личных данных специалистов.  

Нами были изучены компании Москвы, предлагающие ведение кадрового делопроизводства. В частности, изучались основные факторы, влияющие на качество услуг:

  • Период деятельности компании и ее специализация;
  • Уровень знаний и опыт каждого работника;
  • Отзывы клиентов;
  • Стоимость услуг, как отдельно взятых, так и абонентского обслуживания;
  • Отличное знание законодательных норм и оперативное их применение, способность быстро реагировать на изменения.

В рейтинг лучших компаний по делопроизводству вошли те фирмы, которые имеют высокие показатели по всем перечисленным пунктам.

Что делать, если самостоятельно предприятие не может заняться ведением кадрового делопроизводства в полном объеме 

Нередко происходят такие ситуации, когда руководство самостоятельно не может внедрить кадровый учет на предприятии из-за различных обстоятельств, например, по причине недостаточного опыта. Создание учета состоит из нескольких этапов, таких как:

  • Прием директора, который сможет назначить исполнителя кадрового делопроизводства;
  • Составление образцов обязательной кадровой документации; 
  • Документальное оформление приема персонала;
  • Внесение записей в трудовые книжки.

При обращении в профессиональное агентство компания полностью перекладывает проблемы с ведением кадрового делопроизводства на плечи профессионалов. Они выполнят:

  • Подбор оптимального варианта кадрового делопроизводства;
  • Разработку внутренней документации;
  • Формирование приложений, инструкций и графиков;
  • Систематизацию документооборота;
  • Ведение учета на систематической основе. 

Также специалисты автоматизируют весь процесс, при необходимости осуществят контроль над кадровой бухгалтерией (расчет заработной платы, отпускных, больничных и отчисление налогов).

Они проведут консультирование клиента относительно норм ведения кадрового делопроизводства, чтобы в дальнейшем клиент избежал глобальных ошибок. 

Распространенные ошибки при ведении кадрового делопроизводства 

Ошибочное заполнение документации чревато не только конфликтами руководства с коллективом, но и административной ответственностью / материальными тратами компании. 

Самые распространенные ошибки, допускаемые при самостоятельном ведении кадрового делопроизводства, происходят в следующие моменты:

  • В процессе составления приказов о назначении на должность или увольнении работника. Допускаются ошибки технического характера, когда происходят опечатки в ФИО работника, его специальности. Не соблюдается регламент составления документа, внесения обязательных данных, например, дата приема работника или утверждения приказа руководителем;
  • При составлении договоров – в тело документа могут быть не внесены существенные условия, особенно если вопрос касается несовершеннолетнего гражданина или инвалида;
  • Использование неполного перечня документов для поступления нового сотрудника в штат;
  • В процессе внесения данных в трудовые книги – неправильное исправление неверно внесенной записи о приеме / увольнении. Неверная корректировка фамилии, если работник ее изменил в процессе трудовых отношений с работодателем. Титульная страница трудовых книг также очень часто заполнена с ошибками, что в дальнейшем создаст для гражданина проблемы при оформлении пенсии или очередном трудоустройстве. 

Поэтому участие сторонней специализированной компании в ведении кадрового делопроизводства в полном объеме является крайне актуальным вопросом, особенно в организациях с большой численностью работников.

Мы предлагаем вам информацию о лучших компаниях столицы и области, работающих в узком направлении по кадровому учету. Они смогут на должном уровне обеспечить вас необходимым обслуживанием.

Задайте вопрос официальному представителю портала vse-advokaty

Задайте свой вопрос и я помогу Вам в решении проблемы! — Климова Ольга

Тема вопроса:

Ваш вопрос:

Спасибо, что обратились к нам с вопросом! Ответ на вопрос будет опубликован в течение 30 минут. — Климова Ольга

Источник: https://vse-advokaty.ru/buhgalterskie-uslugi/vedenie-kadrovogo-deloproizvodstva.html

Бухгалтерские и аудиторские термины — Audit-it.ru

Помощь в кадровом делопроизводстве

Кадровое делопроизводство – это деятельность, которая обеспечивает документирование и организацию работы с кадровыми документами.

Отметим, что правильное ведение кадровой документации позволяет уберечь предприятие от штрафных санкций со стороны контролирующих органов и дает возможность работникам избежать проблем при оформлении пенсий, льгот, пособий и иных выплат.

Цель и задачи кадрового делопроизводства

Целью кадрового делопроизводства является налаживание эффективной, работающей системы работы с кадровыми документами.

Задача кадрового делопроизводства заключается в оформлении надлежащим образом трудовых отношений между работодателем (предприятием) и непосредственно самим работником (персоналом).

Так, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить следующие задачи:

  • Документально оформить трудовые отношения согласно требованиям действующего законодательства;
  • Разработать и внедрить эффективную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;
  • Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного «баланса» во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей, (например, должностные инструкции регламентируют такие вопросы, как и чем конкретно должен заниматься каждый работник, его круг прав, обязанностей, объем ответственности).
  • Создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой – направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.
  • Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам. 

Основные направления кадрового делопроизводства

К кадровому делопроизводству относятся вопросы разработки и ведения документации, связанной с движением кадров, управлением персоналом и кадровым учётом, а также учётом рабочего времени сотрудников компании и расчетами с персоналом.

Таким образом, деятельность по ведению кадрового делопроизводства включает в себя:

1) Подготовку документов для приема на работу, что включает в себя:

  • разработку трудовых договоров, штатного расписания и должностных инструкций;
  • оформление кадровых приказов;
  • заполнение трудовых книжек;
  • ведение личных дел и пр.

2) Оформление увольнения работников в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

3) Составление локальных нормативных документов-положений, регламентов, инструкций в том числе:

  • Положения об оплате труда;
  • Правил внутреннего трудового распорядка;
  • Положения о персонале;
  • Положения о премировании и иных поощрениях
  • Положения о материальной ответственности работников;
  • Положения о коммерческой тайне;
  • Положение об отпусках;
  • Положение о командировках;
  • Положение о структурных подразделениях;
  • Положения о защите персональных данных работника и пр.;

4) Подготовку периодической отчётности по страховым взносам.

5) Разработку инструкций и правил по охране труда.

6) Консультирование работников по трудовым вопросам.

Организация кадрового делопроизводства

Для создания системы кадрового делопроизводства необходимо действовать поэтапно и осуществить следующие шаги:

Шаг 1. Создать нормативную базу. В первую очередь следует ориентироваться на требования Трудового кодекса РФ, регламентирующего множество кадровых процессов, таких как: прием на работу, предоставление отпусков, права и обязанности сторон трудового договора, порядок начисления заработной платы и т.д. 

Шаг 2. Назначить ответственных должностных лиц за ведение кадрового делопроизводства.

Шаг 3. Составить перечень обязательных кадровых документов (штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, личные карточки сотрудников и т.д.). Если организация планирует отказаться от унифицированных форм, то надо издать приказ о разработке собственных бланков. 

Шаг 4. Разработать и утвердить необходимые локальные нормативные акты.

Шаг 5. Заполнить регистрационные книги и журналы.

Шаг 6. Создать безопасные условия хранения. Это требование распространяется на все документы, содержащие персональные данные. 

Шаг 7. Составить календарь-планировщик. Многие важные документы приходится регулярно обновлять или утверждать заново. Например, график отпусков следует составлять ежегодно, а коллективный договор — переоформлять минимум раз в три года. Чтобы у компании в дальнейшем не было проблем, следует заранее распланировать работу с ключевыми документами.

Электронный кадровый документооборот в организации

Для упрощения организации кадрового делопроизводства многие предприятия чтобы уйти от бумажной волокиты внедряют систему электронного документооборота.

Рассмотрим далее основные преимущества:

  • Уменьшение ошибок. Составляя все документы вручную, непроизвольно сотрудник может допустить ошибку, что исключено при хорошо созданном электронном документообороте.
  • Защита документов. Находясь на сервере, документы надёжно охраняются электронной системой контроля.
  • Мгновенный доступ к любой необходимой информации. В электронном документообороте, намного проще и быстрее найти нужный приказ или распоряжение, нежели обращаться в архив и поднимать огромное количество бумаг в поисках нужного документа.
  • Экономия средств на хранении. Согласно законодательству, срок хранения большинства документов составляет 5 лет. Большое предприятие вынуждено арендовать или выделять собственные площади под архив, который крайне неудобен и занимает много места.

Ответственность за отсутствие кадрового делопроизводства

Отсутствие обязательной кадровой документации, ведение и наличие которой прямо предписано Трудового Кодекса РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.

За отсутствие или неправильное ведение обязательной кадровой документации предусмотрена административная ответственность, установленная в п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Так, за нарушение законодательства о труде и об охране труда налагается штраф:

  • на должностных лиц – в размере от 1000 до 5000 руб.;
  • на лиц, осуществляющих индивидуальную предпринимательскую деятельность, – от 1000 до 5000 тыс. руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
  • на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Частью 2 ст. 5.27 КоАП РФ установлено, что если должностное лицо повторно совершило аналогичное нарушение трудового законодательства, за которое уже подвергалось административному наказанию, то оно может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет.

Административное наказание в виде дисквалификации назначается судьей.

В этом случае дисквалифицированное лицо лишается права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, а также осуществлять управление юридическим лицом в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации (ст. 3.11 КоАП РФ).

Источник: https://www.audit-it.ru/terms/trud/kadrovoe_deloproizvodstvo.html

Ведение кадрового делопроизводства

Помощь в кадровом делопроизводстве

Ни одно предприятие не может нормально функционировать без тщательной проработки кадрового делопроизводства.

Если компания не составляет должностные инструкции, не разрабатывает внутренние регламенты, не документирует события кадрового характера, то она неизбежно столкнется с рядом проблем.

Любые конфликты, которые инициируют сотрудники в такой ситуации, будут разрешены не в пользу компании. 

Современная судебная практика изобилует решениями, где работодатели проигрывают дела исключительно из-за неграмотности кадрового делопроизводства.

особенность кадрового документооборота такова, что он упорядочивает отношения работников и администрации. В процессе кадрового делопроизводства устанавливаются:

  • права и обязанности работодателя и подчиненных;
  • порядок (сроки, размер) выплаты зарплаты работникам;
  • условия выхода в отпуск;
  • оформление несчастных случаев на работе;
  • и многие другие важные моменты трудовой деятельности.

Профессионализм в ведении кадрового документооборота снизит риск возникновения конфликтов с работниками и обеспечит слаженность работы всего коллектива.

Ведение кадрового документооборота является обязанностью фирмы. Отсутствие документирования того или иного важного кадрового события неизбежно повлечет за собой штрафные санкции или приостановлении работы предприятия.

Органы контроля (трудовые инспекции, прокуратура) внимательно отслеживают нарушения кадрового делопроизводства. В случае их обнаружения ответственность может наступить как для компании в целом, так и для отдельных её сотрудников (директора, главного бухгалтера или иных представителей  руководящего звена). 

Директору компании могут запретить вести профессиональную деятельность в течение трех лет.

Если же учитывать обязанность любой фирмы проводить мероприятия, обеспечивающие безопасность труда ( к ним относится ведение кадрового документооборота по охране труда работников), то ответственность руководящего звена может быть вплоть до уголовной. Как правило, такие последствия наступают в случае причинения работникам тяжёлых производственных травм или смерти.

Грамотно выстроить процесс кадрового делопроизводства невозможно без высокой квалификации в сфере трудового администрирования. Привлечённый профессионал будет вовремя отслеживать важные изменения в регулировании кадрового документооборота и внимательно вести всё делопроизводство фирмы. Так вы сможете избежать негативные последствия, с которыми сталкиваются компании. 

Способы ведения кадрового делопроизводства

Существуют три способа решения проблемы документооборота:

  • самостоятельная организация кадрового делопроизводства;
  • наем специалиста кадрового администрирования;
  • аутсорсинг.

Самостоятельное ведение кадрового документооборота

проблема на этом пути – нехватка времени, с которой можно неминуемо столкнуться.

Организация делопроизводства будет отнимать основную часть трудового дня, и если вы директор фирмы, то на исполнение руководящих функций останутся лишь незначительные перерывы.

Вы не сможете заниматься развитием бизнеса, проводить переговоры, встречаться с партнёрами, ездить в командировки по важным вопросам. О росте компании придётся забыть.

Если же вы – глава кадрового департамента компании, то, погрузившись в ведение делопроизводства, вы не сможете продуктивно руководить персоналом, заниматься анализом работы сотрудников и разрабатывать схемы их мотивации.

Вы погрузитесь в рутину рядового кадрового сотрудника, составляя и оформляя трудовые договоры, личные карточки, командировочную документацию, приказы, график отпусков и множество других бумаг кадрового характера.

В итоге, вы не будете расти как руководитель, а вернётесь к исполнению обязанностей кадрового служащего.

Ведение делопроизводства штатным работником

В случае принятия такого решение, будьте готовы столкнуться с известными трудностями.

Во-первых, специалисты-кадровики высокого уровня требует заработную плату, сопоставимую с доходом руководителя среднего звена.

Учитывайте к тому же необходимость уплаты подоходного налога, отчисления в фонды, расходы на создание условий труда и другие вынужденные издержки.

Вам придётся оплачивать услуги такого работника, даже если он отправится в отпуск,  возьмёт отгул или уйдёт на больничный.

Во-вторых, вам будет нужен специалист, способный подменять кадровика в случае, когда тот отсутствует. Иначе, процесс кадрового делопроизводства остановиться и компания не сможет продолжать нормально функционировать.

В-третьих, для поиска работника, оценки его способностей и адаптации в коллективе необходимо затратить немало сил и времени. Наём нового сотрудника такого уровня – всегда риск. Если специалист кадрового делопроизводства окажется некомпетентным, то выясниться это может, только когда придёт решение уполномоченного государственного органа о рассмотрении дела в отношении вашей фирмы.

Ведение кадрового делопроизводства сторонней компанией

Популярным во всем мире способом ведения делопроизводства является аутсорсинг. Суть его заключается в том, что вы передаёте полномочия кадрового администрирования другой фирме – аутсорсинг-провайдеру. Такая фирма имеет постоянно действующий штат профессионалов кадрового документооборота.

Вы сможете получить посредством аутсорсинга следующие услуги кадрового характера:

Стандартный комплекс кадрового делопроизводства:

  • оформление приема/увольнения работников;
  • составление приказов кадрового характера;
  • ведение табеля учета рабочего времени;
  • составление штатного расписания, графика отпусков;
  • разработка типовых образцов локально-нормативных документов.

Работа с трудовыми договорами:

  • составление договора с индивидуальным подходом к каждому работнику;
  • внесение изменений в действующие трудовые договоры;
  • расторжение трудовых договоров.

Ведение делопроизводства для воинского учета:

  • создание картотеки все военнообязанных лиц в компании;
  • постановка фирмы на учет;
  • составление отчетов для военного комиссариата.

Охрана труда и обеспечение аттестации рабочего места:

  • составление необходимых в соответствии с законодательством документов;
  • ведение журналов инструктажа по техники безопасности;
  • оформление несчастных случаев на работе.

Также вы сможете дополнительно заказать те услуги по ведению кадрового делопроизводства, которые необходимы именно вашей фирме.

Преимущества передачи кадрового делопроизводства на аутсорсинг:

  • уменьшение нагрузки на работника кадрового отдела или полная его замена;
  • ведение документооборота специалистами высокой категории, которые не уходят в отпуска и не отпрашиваются в отгулы;
  • ведение кадрового документооборота и делопроизводства по правилам  трудового законодательства;
  • индивидуальный подход к конфликтным увольнениям;
  • вариативность распределения полномочий кадрового делопроизводства между работниками кадрового отдела  вашей фирмы  и аутсорсинговой компанией;
  • возможность устройства на работу иностранных специалистов, приём которых связан с необходимостью составления целого пакета документов, проверяемых государственными органами;
  • консультирование по любым вопросам кадрового делопроизводства.
  • уменьшение материальных издержек вашей фирмы;
  • возможность отказаться от рутины кадрового документооборота и сконцентрироваться на ведении основной деятельности компании.

Похожие услуги по теме

Источник: https://advokat-malov.ru/reg-uslugi/vedenie-kadrovogo-deloproizvodstva.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.