Получение счетов фактур в электронном виде

Электронные счета-фактуры: формат и порядок выставления

Получение счетов фактур в электронном виде

Выставление счета-фактуры в электронном виде стало возможным с 23 мая 2012 года, когда вступил в силу Приказ ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@, утверждающий формат такого документа.

Порядок его составления регламентирован Постановлением Правительства РФ от 26.12.11 г. №1137.

В отличие от бумажного документа, требующего две подписи — бухгалтера и руководителя, электронному счету-фактуре достаточно квалифицированной электронной подписи (КЭП) руководителя или уполномоченного лица (ст. 169 НК РФ). 

Ст. 169 НК РФ накладывает два обязательных условия на электронный счет-фактуру: документ должен быть выставлен по утвержденному формату и порядку.

Формат электронных счетов-фактур

Как уже говорилось выше, юридическую силу имеет только тот электронный счет-фактура, формат которого соответствует формату, разработанному ФНС и утвержденному Приказом ФНС России от 05.03.2012 №ММВ-7-6/138@. Изменять формат электронных счетов-фактур, в отличие от формата первичных документов, нельзя.

Если организация хочет внести дополнительную информацию в файл, то она может использовать Информационные поля (в общем поле к документу, например, клиенты могут указать номера договоров или реквизиты заказа, в поля к каждому наименованию товара внести сведения о своих единицах измерения или каким-то расчетам).

 

Порядок выставления и получения электронного счета-фактуры

Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур утвержден Приказом Минфина от 25.04.2011 №50Н. Электронный счет-фактура должен выставляться через оператора электронного документооборота. Этот  порядок довольно сложный, состоящий из нескольких этапов, на каждом из которых формируется свой технологический документ.

Остановимся на нескольких важных моментах:

  1. Электронные счета-фактуры передаются только через операторов электронного документооборота. Их нельзя выставить по электронной почте или принести на дискете, та как это не соответствует требованиям НК РФ и, следовательно, лишает электронный счет-фактуру юридической силы. 
  2. В момент, когда файл счета-фактуры передается оператору, оператор фиксирует дату выставления электронного счета-фактуры в технологическом документе — Подтверждении оператора, подписанном электронной подписью оператора.  
  3. После того, как оператор передал файл электронного счета-фактуры покупателю, фиксируется дата получения в Подтверждении оператора. Это Подтверждение подписывается электронной подписью оператора и передается покупателю. Согласно регламенту, на передачу электронного счета-фактуры выделяется двое суток: сутки на передачу оператору и сутки на передачу файла от оператора до покупателя. Но часто, благодаря технологиям, весь процесс выставления документа по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) происходит за считанные секунды.

Таким образом, дата выставления электронного счета-фактуры — это дата, когда файл счета-фактуры был передан оператору; дата получения электронного счета-фактуры — дата, когда файл счета-фактуры был передан от оператора покупателю. Эти даты фиксируются оператором независимо.

  1. Покупатель, получив счет-фактуру по ТКС, должен сформировать и подписать своей электронной подписью извещение о получении счета-фактуры. Процесс подобен ситуации с почтовым уведомлением о вручении: когда адресат получает письмо, он расписывается в уведомлении о вручении, до того как вскроет письмо; отправитель знает, что письмо дошло до адресата и дублировать его не надо. То же самое и с электронным счетом-фактурой. Получив извещение от покупателя, продавец знает, что счет-фактура выставлен в электронном виде, поэтому дублировать на бумаге его не нужно. Данное извещение не накладывает на покупателя никаких обязательств: сформировав извещение, покупатель не обязан учитывать счет-фактуру или принимать таким как есть, без возможности отказаться или попросить исправить документ.

Как вносить исправления в электронный счет-фактуру

Исправление в электронном счете-фактуре фактически ничем не отличается от исправления бумажного документа (Постановлении Правительства РФ от 26.12.11 г. №1137) и производится в том случае, если в документе обнаружена ошибка. В процессе исправления возникает новый экземпляр счета-фактуры — исправленный счет-фактура.

Стоит отметить, что исправленный счет-фактуру тоже необходимо выставить через оператора ЭДО по утвержденному порядку.

Иногда компании просто переделывают документы, выставляют новый файл, аннулируя при этом старый.

Тамара Мокеева, эксперт в области электронного документооборота

Источник: https://kontur.ru/articles/932

Как получить и выставить счет-фактуру в электронном виде?

Получение счетов фактур в электронном виде

Все большее число плательщиков НДС находит для себя удобным отказаться от «возни» с бумажными счетами-фактурами и переходит на электронный способ их оформления. К такому решению их приводят продолжающиеся действия контролирующих органов по упорядочиванию процедуры, связанной с применением данного способа документооборота.

Возможность оформлять электронные счета-фактуры появилась с июня 2011 года в связи с выходом Приказа Минфина России от 25.04.2011 № 50н. Поименованным приказом был определен Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи (далее – прежний Порядок).

Но за прошедшее с тех пор время многое изменилось как в порядке выставления счетов-фактур (независимо от способа их оформления), так и в порядке применения электронных подписей.

В связи с этим Минфин счел необходимым утвердить новый Порядок получения и выставления счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи (далее – Порядок). 

С этой целью выпущен Приказ от 10.11.2015 № 174н, который зарегистрирован в Минюсте 18.02.2016 и согласно п. 3 данного приказа вступит в силу с 01.04.2016. Соответственно, с указанной даты перестанет действовать прежний Порядок.

Рассмотрим и перечислим, какие же изменения произошли в правилах применения электронных счетов-фактур.

В первую очередь бросается в глаза то, что в Порядке говорится строго о подписании счетов-фактур усиленной цифровой электронной подписью. Что касается прежнего Порядка, в нем речь шла о применении электронной цифровой подписи, то есть слово «усиленная» отсутствовало.

Впрочем, для пользователей электронных счетов-фактур никаких изменений в отношении того, какая подпись необходима, не произойдет. Дело в том, что согласно ч. 3 ст. 19 Федерального закона от 06.04.

2011 № 63‑ФЗ «Об электронной подписи»[1], если федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, вступившими в силу до 01.07.

2013, предусмотрено использование электронной цифровой подписи, применяется усиленная квалифицированная электронная подпись в соответствии с названным законом.

Заполнение счет-фактуры.

Есть еще ряд изменений, которые правильнее назвать уточнениями. Так, в п. 1.

3 Порядка установлено, что выставление и получение счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) осуществляются через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по ТКС в рамках электронного документооборота (далее – ЭДО) счетов-фактур между продавцом и покупателем.

Теперь названный пункт дополнен ссылкой на абз. 3 пп. «б» п. 7 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость[2]. В нем разъяснено, какая организация признается оператором ЭДО в целях применения Постановления Правительства РФ № 1137.

Исходя из п. 1.

6 Порядка выставление и получение счетов-фактур в электронной форме по ТКС допускаются при обязательном использовании сертифицированных в соответствии с законодательством РФ средств криптографической защиты информации, которые:
Кроме того, в п. 1.

3 Порядка зафиксирована обязанность оператора ЭДО обеспечить взаимодействие продавца и покупателя при выставлении и получении электронных счетов-фактур (при необходимости это можно сделать через оператора, заключившего договор с другой стороной сделки).

  • позволяют идентифицировать владельца квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи, а также установить отсутствие искажения информации;
  • совместимы со средствами криптографической защиты информации, используемыми в ФНС.

Теперь здесь же уточнено, что сертификация происходит согласно ст. 28 Закона РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне».

В данной норме установлено: средства защиты информации должны иметь сертификат, удостоверяющий их соответствие требованиям по защите сведений соответствующей степени секретности.

При этом сертификация производится с учетом Положения о сертификации средств защиты информации[3].

В пункте 1.

7 прежнего Порядка было установлено, что выставление и получение электронных счетов-фактур по ТКС осуществляются продавцом и покупателем в зашифрованном или в незашифрованном виде. Тот же пункт Порядка дополнен ссылками на п.

 1 и 6 Порядка подключения информационных систем и информационно-телекоммуникационных сетей к информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и размещения (публикации) в ней информации через российский государственный сегмент информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»[4].

Из указанного документа можно понять, что передача данных в зашифрованном виде означает их передачу по каналам, защищенным с использованием шифровальных (криптографических) средств. и развитие этих защищенных каналов обес­печиваются организациями за счет собственных средств.

В пункте 1.

8 прежнего Порядка было закреплено, что сертификаты ключей подписи участникам электронного документооборота счетов-фактур выдаются организациями, которые выпускают сертификаты ключей подписи для использования в информационных системах общего пользования, выполняют функции, предусмотренные Федеральным законом от 10.01.2002 № 1‑ФЗ «Об электронной цифровой подписи», и являются удостоверяющими центрами, входящими в сеть доверенных удостоверяющих центров ФНС.

Упомянутый здесь Федеральный закон № 1‑ФЗ утратил силу с 01.07.2013. Вместо него сейчас действует Федеральный закон № 63‑ФЗ. Безусловно, в п. 1.8 Порядка требовалось учесть эти изменения. Теперь в нем просто указано (без каких‑либо подробностей), что квалифицированные сертификаты ключей проверки электронных подписей выдаются в порядке, установленном названным законом.

Самым существенным изменением стоит, пожалуй, признать фактическую отмену обязанности покупателя направить продавцу извещение о получении счета-фактуры. В прежнем Порядке об этом извещении упоминалось в п. 1.10 и 1.11. Теперь же в аналогичных пунктах Порядка о нем не говорится вовсе.

Ранее счет-фактура в электронном виде признавался выставленным, если продавцу поступало соответствующее подтверждение оператора ЭДО и у продавца было в наличии упомянутое извещение, подписанное электронной цифровой подписью покупателя и полученное через указанного оператора. Одновременно электронный счет-фактура считался полученным покупателем, если последнему поступало соответствующее подтверждение оператора ЭДО при наличии того же извещения.

Теперь в обоих случаях подтверждения оператора ЭДО, в котором указана дата поступления файла счета-фактуры, будет достаточно. Однако из п. 2.

9 Порядка следует, что такое извещение (а вместе с ним или вместо него – иные дополнительные сведения к полученному счету-фактуре) может быть сформировано покупателем добровольно, если между ним и продавцом достигнута договоренность об этом.

При получении от покупателя данного извещения и (или) иных дополнительных сведений оператор ЭДО совершает те же действия, что были прописаны в п. 2.10 прежнего Порядка и сохранились в том же пункте нового.

Согласно п. 2.1 Порядка одним из условий для участия налогоплательщика в электронном документообороте является представление оператору ЭДО заявления о таком желании. В этом пункте перечислены данные, которые обязательно должны быть указаны в обозначенном заявлении.

Список этих данных дополнен информацией о согласии (несогласии) на предоставление сведений другому оператору ЭДО (работающему с контрагентом) для целей оказания услуг в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем.

В пункте 2.9 Порядка указывается, что покупатель при получении от продавца файла счета-фактуры в электронной форме по ТКС не позднее следующего рабочего дня проверяет подлинность усиленной квалифицированной электронной подписи уполномоченного лица продавца.

Теперь в норме уточнено, в чем заключается эта проверка.

Контролю подлежит соответствие электронной подписи файлу счета-фактуры, полученного от продавца, а также соответствие ФИО подписанта счета-фактуры владельцу квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи.

В пункте 2.20 Порядка определено, как должен поступить продавец, если он не получил в установленный срок подтверждение оператора ЭДО с указанием даты и времени поступления файла со счетом-фактурой. Для подобного случая ранее было предусмотрено только то, что продавец должен был сообщить о данном факте оператору ЭДО.

Очевидно, этих действий недостаточно, чтобы полностью завершить процесс документооборота между продавцом и покупателем. Поэтому теперь продавцу вменено в обязанность повторить отправку файла счета-фактуры в адрес покупателя через оператора ЭДО. И только если новая отправка вновь окажется неудачной, продавец выставляет покупателю счет-фактуру на бумажном носителе.

Согласно п. 2.21 Порядка, если покупатель, в свою очередь, не получил от продавца электронный счет-фактуру в установленный срок, он сообщает о данном факте продавцу. В том случае, если продавец все‑таки подтверждает факт поступления файла счета-фактуры от него оператору ЭДО, продавец и (или) покупатель сообщают оператору (операторам) электронного документооборота о данном факте.

В настоящее время, несмотря на указанное сообщение, именно продавец сразу должен повторить процедуру направления ранее составленного счета-фактуры без изменения его реквизитов (п. 2.21 прежнего Порядка). С 01.04.2016 ему придется это сделать только после того, как оператор ЭДО на основании полученного сообщения попытается повторить обозначенную процедуру, но это окажется невозможным.

Как видим, новые правила выставления и получения электронных счетов-фактур от прежних отличаются незначительно. Значит, у плательщиков НДС не должно возникнуть трудностей с их применением.

[1] Введена Федеральным законом от 02.07.2013 № 171‑ФЗ и действует с 01.07.2013.

[2] Утверждены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость».

[3] Утверждено Постановлением Правительства РФ от 26.06.1995 № 608.

[4] Утвержден Указом Президента РФ от 22.05.2015 № 260.

М. В. Подкопаев, эксперт журнала

«НДС: проблемы и решения», №3, март, 2016 г.

Источник: https://www.audar-press.ru/vystavit-schet-fakturu

Особенности предоставления электронного счета фактуры

Получение счетов фактур в электронном виде

Переход на электронный документооборот – устойчивая тенденция развития, применяемая как в передовых современных корпорациях, так и в небольших организациях, стремящихся оптимизировать свою деятельность, в том числе в части затрат на канцелярию, почтовую доставку и соответствующие расходы.

Преимущества электронной формы документа

Сокращение расходов на канцелярию, кстати, не столь незначительное, как может показаться на первый взгляд, далеко не единственное преимущество. Электронная форма удобна как для составления, так и для внесения корректировок, поиска, что ведет к увеличению эффективности работы.

Применение электронного счета-фактуры

Кроме того, заполнение электронной формы способно свести на нет вероятность технических ошибок, зачастую являющихся причиной отказа по вычету со стороны органов налогового контроля.

Налоговый кодекс Российской Федерации в пункте 1 статьи 169 определяет сферу применения предоставления счета-фактуры в электронном виде.

В частности, непременными условиями для использования электронной формы документа является достигнутая между субъектами взаимоотношений договоренность о его использовании и техническая возможность по созданию и просмотру документа.

Эти же условия предусмотрены постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011г. № 1137.

Согласие оформляется по форме согласно письму Министерства финансов Российской Федерации от 1 августа 2011г. №03-07-09/26.

Электронная подпись

Для принятия покупателем суммы налога на добавочную стоимость к вычету электронная форма счета-фактуры должен, во-первых, соответствовать установленному полномочными органами образцу, а во-вторых, быть подписанным электронной подписью в соответствии с требованием пункта 1.2. порядка, утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011г. № 50н. Требования к наличию квалифицированной электронной подписи актуально, в том числе для налоговых агентов и посредников.

Выставление и получение электронных форм счетов-фактур в отношении каждого документа производится отдельно в соответствии с пунктом 1.9. порядка, утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011г. № 50н.

Совершение операций разрешается и в зашифрованном виде, и без шифрования. Что касается даты выставления и даты получения, они регулируются подпунктами 1.10. и 1.11. пункта 1 соответствующего порядка, утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011г. № 50н.

Дата выставления счета-фактуры в электронном виде – дата поступления файла продавцу, указанная в форме подтверждения от оператора. Наличия этого подтверждение – также обязательное условие выставленного счета-фактуры, полученного посредством ОЭД (оператор электронного доступа).

Дата же получения в таком случае – день направления соответствующего счета-фактуры оператором покупателю, также указанная в подтверждении оператора электронного доступа.

В соответствии с подпунктом 1.13. пункта 1 порядка, утвержденного приказом Минфина от 25 апреля 2011г. № 50н., электронная версия документа должна храниться в течение 4 лет – аналогичном для бумажного носителя сроке.

Особенности заверения электронной формы счетов-фактур

Пункт 6 статьи 19 Налогового кодекса Российской Федерации определяет необходимость заверения электронного счета-фактуры усиленной квалифицированной подписью руководителя или лица, исполняющего его обязанности в соответствии с приказом или выписанной доверенности.

Федеральный закон от 6 апреля 2011г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» определяет электронную подпись в качестве идентифицирующей информации в электронной форме, которая может быть простой или усиленной, квалифицированной и неквалифицированной.

При заверении электронных счетов-фактур должна быть применена усиленная квалифицированная подпись. Она должна отвечать ряду требований, а именно:

  1. быть создана и проверена посредством средств электронной подписи;
  2. быть полученной как результат криптографического преобразования при использовании ключа электронной подписи;
  3. быть способной к идентификации лица-подписанта;
  4. быть защищенной от внесения изменений и дополнений после факта заверения;
  5. быть способной к проверке посредством указанного в квалифицированном сертификате ключа.

Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур

Согласно порядку, утвержденному приказом Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011г. № 50н, выставление и получение электронных счетов-фактур происходит посредством ОЭД (оператор электронного документооборота).

К ним относятся специализированные организации, которые обеспечивают обмен как открытой, так и конфиденциальной информации по телекоммуникационным каналам связи.

Полный перечень ОЭД представлен на сайте Федеральной налоговой службы Российской Федерации.

Форматы электронных счетов-фактур определены приказом Федеральной налоговой службы Российской Федерации от 5 марта 2012 г. № ММВ-7-6/138.

В то же время в соответствии с письмом Федеральной налоговой службы Российской Федерации от 17 июня 2013 г. № ЕД-4-3/10769 разрешено вносить дополнения в строчную и табличную части счетов-фактур.

Предоставление документов при выставлении получении электронных версий счетов-фактур определяется приказом Федеральной налоговой службы Российской Федерации от 30 января 2012 г. № ММВ-7-6/36.

Среди них:

  1. информационные сообщения об участниках электронного документооборота;
  2. извещение о получении;
  3. подтверждение даты отправки;
  4. уведомление об уточнении.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

Источник: https://zakonguru.com/nalogi-2/nds/schet-faktura/v-elektronnom-vide.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.